Hasta hace poco, si no contábamos con un servidor propio, todos los archivos personales que queríamos conservar debíamos tenerlos guardados en algún dispositivo físico que tuviésemos a mano: PC, Pen Drive, Disco Duro… A no ser que los guardases desperdigados en tu cuenta de correo. A partir de mediados de la pasada década, sobre todo con la aparición de Google Docs, cualquier usuario con una cuenta de correo de Gmail puede almacenar sus archivos de forma gratuita en un servidor de Google, cada cuenta tiene un límite de peso por documento de hasta 250 MB y un 1GB de espacio total

El tener almacenado tus archivos en un sitio externo tiene varias ventajas. Primera, no hace falta que estés en tu ordenador para poder trabajar en línea con tus documentos. Segunda, en caso de avería de tu equipo, siempre puedes disponer de tus documentos más importantes en otro ordenador. Y por último, con Google Docs puedes guardar todas las actualizaciones de tus documentos de forma automática.

Este tipo de servicio se llama computación en nube. Se denomina así de forma metafórica, porque los archivos se guardan no físicamente en tu PC, sino en la red. Aunque Google Docs sea un servicio pionero y con ciertas ventajas diferenciadas, en la actualidad, hay una gran cantidad de sistemas de almacenamiento gratuito en nube, como Dropbox del que ya hemos hablado.

Ventajas de Google Docs:

-> Trabajo colaborativo. Con este servicio de almacenamiento gratuito, un grupo de personas, aunque estén alejadas por cientos de kilómetros, pueden trabajar en red en un mismo documento. Fue un paso previo al servicio de la misma compañía todavía en beta:  Google Wave.

-> De forma segura. Google Docs te ofrece la posibilidad de acceder a tus documentos  a través del protocolo de seguridad de HTTPS, y así, trabajar de forma segura.

-> Beneficios a la hora de compartir. Con Google Docs puedes subir cualquier tipo de archivo. Puedes exportar tus documentos a diversos formatos estándar, enviarlos por correo electrónico o mandar un enlace propio con los documentos a cualquier persona.

-> Crear una encuesta. Google Docs ha creado un formulario básico para que cualquier persona pueda realizar encuestas, sin la necesidad de tener una página web a o un blog propio.  La generación de las mismas es bien sencilla y rápida. Además, también incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo y un programa de presentación propios.